Il mondo del lavoro sta cambiando in maniera irreversibile. Smart e hybrid working si sono nel tempo affermati non più come soluzioni di emergenza, ma come modelli di lavoro diffusi: parliamo una concezione del lavoro innovativa, che tiene conto delle mutate esigenze delle persone e che si riflette sulla dotazione degli uffici – home office compresi. Per questo, è necessario dotare i propri collaboratori di un modern workspace, in grado di facilitare l’attività lavorativa aumentando al contempo produttività ed efficienza.
Un modern workspace è flessibile, sicuro e personalizzabile, migliora la collaborazione tra persone e rende più rapida la comunicazione: a differenza del modello tradizionale, in cui le risorse hanno una postazione fissa e standard in ufficio, il modern workspace prevede l’utilizzo di tool e tecnologie all’avanguardia per permettere ai collaboratori di accedere a dati, informazioni e software necessari per lavorare da qualsiasi device, in qualsiasi orario e da qualsiasi luogo.
Le indagini in tal senso parlano chiaro. L’ultima ricerca della Creston Electronics, che ha raccolto dati da circa 800 dipendenti e 500 IT manager, esplora in profondità le preferenze delle persone in un workplace ibrido. Ne è emerso che l’84% dei dipendenti partecipa regolarmente a meeting da remoto: di qui la necessità di dotare i propri collaboratori di tool indispensabili per comunicare a distanza in maniera efficace.
Modern workspace, come crearlo con le tecnologie giuste
Per realizzare un modern workspace efficiente e a prova di lavoro ibrido, si rivelano essenziali alcune tipologie di strumenti caratterizzati da:
- Accessibilità. Tutti i collaboratori devono poter accedere ai propri strumenti da qualsiasi device e da qualsiasi luogo, senza limitazioni di sorta.
- Affidabilità. Il tool scelto deve abilitare lo svolgimento della propria attività lavorativa in modo fluido e ordinato.
- Versatilità. La tecnologia impiegata deve essere adattabile alle esigenze del management e facilmente scalabili.
Si tratta di fattori chiave che possiamo ritrovare nei giusti strumenti per videoconferenze, collaborazione e cybersicurezza: vediamo cosa considerare per selezionare quelli più idonei per le esigenze di business e delle risorse.
1. Tool per videoconferenze
Riunioni e meeting devono poter essere svolti da qualsiasi luogo esattamente come se fossero in presenza: per questo è necessario garantire un’ottima qualità audio-video, così come funzioni utili per il remoto come la condivisione di file, senza dimenticare microfoni e videocamere dalla resa superiore. Al di là degli innegabili vantaggi per i dipendenti, mettere a disposizione i giusti tool per videoconferenze migliora anche la brand reputation dal punto di vista dell’azienda. Dunque, è essenziale scegliere i giusti software di videoconferencing sul mercato, al pari di device e accessori che assicurino la massima efficacia nelle riunioni a distanza.
2. Tool di collaboration
È quantomai importante dotarsi di strumenti che puntino a una smart collaboration dentro e fuori il perimetro aziendale. Servono per questo tool integrati in cloud, che semplifichino i flussi di lavoro e agevolino le attività dei dipendenti anche a distanza. Il loro scopo è sicuramente aumentare la produttività ed evitare i colli di bottiglia, ma è anche e soprattutto valorizzare le risorse umane per consolidare l’employee experience e ridurre il turnover. Dotarsi di un ecosistema integrato che permetta a tutti di agire e interagire rapidamente è la chiave per accrescere la produttività e il benessere.
3. Tool per la sicurezza
Mai come oggi la cybersecurity è un aspetto da non trascurare. Con l’adozione del cloud computing e il lavoro da remoto, l’accesso ai dati aziendali è diventato multidevice, non sempre protetti adeguatamente contro le minacce informatiche. Ecco perché garantire la sicurezza delle informazioni aziendali è fondamentale: assicurare la giusta protezione a software e strumenti, oltre ai dati conservati in cloud, è importante anche alla luce delle rigide leggi sulla privacy, a partire dal GDPR.
Modern workspace, come evitare il superfluo
Al di là delle tecnologie basilari per realizzare un modern workspace, è prioritario evitare di sovraccaricare la postazione di lavoro di strumenti inutili per ragioni di sostenibilità economica e di semplificazione dell’operatività. Pianificare a monte quale può essere la dotazione del modern workspace è una prassi da consolidare nelle aziende di ogni dimensione: per questo, affidarsi al giusto system integrator può essere la soluzione ideale per comprendere al meglio le necessità della popolazione aziendale e indirizzarle verso soluzioni mirate.
