Nell’era dell’hybrid working, parlare di workplace management significa identificare una serie di tecnologie concepite per gestire e organizzare l’utilizzo degli spazi e delle facilities di un’azienda, allo scopo di ottimizzare produttività, employee experience e costi operativi.
Se la pandemia da Covid-19 ha costretto le aziende a ripensare radicalmente le proprie modalità di lavoro, soprattutto con un massiccio ricorso all’attività da remoto dei collaboratori, oggi il paradigma imperante dell’hybrid working riporta l’ufficio fisico al centro dell’ecosistema aziendale, pur in un contesto di maggior flessibilità e dinamicità.
Cosa significa? Oggi i dipendenti devono essere messi in condizione di lavorare da casa o in mobilità senza alcuna difficoltà, ma devono anche poter vivere gli spazi e le strutture aziendali in modo nuovo, più efficiente, moderno e dinamico. L’ufficio è ancora il luogo dove si respirano la storia e la cultura aziendale, dove si possono intessere contatti e relazioni di qualità superiore, dove si decidono le questioni fondamentali.
Workplace management, i benefici per le aziende e i dipendenti
In questo particolare contesto economico, il workplace management ha il fondamentale compito di reimmaginare la gestione degli uffici, delle tecnologie presenti e dell’esperienza dei collaboratori all’interno dell’azienda, per generare valore da questa nuova normalità.
Ciò significa far leva su soluzioni software di room booking e desk booking così come su strumenti idonei per la collaborazione a distanza, integrati con funzioni di monitoraggio e gestione degli spazi: questo tipo di supporti abilitano l’evoluzione del lavoro ibrido in un’esperienza più fluida per aziende e dipendenti, i cui benefici sono immediatamente riscontrabili.
Dal punto di vista dei lavoratori, le tecnologie di workplace management consentono la prenotazione di scrivanie, sale e servizi in totale autonomia con un sistema di check-in e check-out: questo si traduce nell’efficientamento e ottimizzazione delle risorse disponibili in azienda. Difatti, queste piattaforme abilitano una piena visibilità di tutte le dinamiche di utilizzo, a partire dall’identificazione della capienza degli spazi fino all’analisi dell’uso reale di sale, scrivanie e aree comuni.
In sostanza, si armonizza così ogni elemento della struttura per creare un’organizzazione più agile, che migliori l’esperienza dei dipendenti senza impattare negativamente sul bilancio aziendale. Per fare ciò, è necessario adottare le migliori tecnologie sul mercato, in grado di rispondere alle esigenze di flessibilità, facilità d’uso e oggi imprescindibili: vediamo due software a cui rivolgersi.
1. Condeco
Condeco è un’altra soluzione integrata concepita per prenotare e gestire gli spazi aziendali in modo dinamico. Basa il suo funzionamento sul Digital Signage ed è in grado di prevenire conflitti tra le prenotazioni, controllare i no-show e ottimizzare l’utilizzo degli ambienti in modo da ridurre i costi immobiliari.
Il software fornisce inoltre informazioni per adattare rapidamente l’organizzazione ai cambiamenti nelle modalità di utilizzo degli spazi e delle postazioni, che possono essere fisse, flessibili o a rotazione. Dotato di un’interfaccia semplice, il software è intuitivo da utilizzare e offre attività di reportistica sulla gestione, la quale fornisce ai responsabili delle strutture dati estremamente utili a livello decisionale.
2. Kandao Meeting Pro
Concludiamo con Meeting Pro 360° di Kandao, un dispositivo per videoconferenza basato sull’intelligenza artificiale e dotato di un obiettivo a 360 gradi, che permette di trasmettere immagini nitide e senza punto cieco, per svolgere virtual meeting e call godendo di un’esperienza immersiva e naturale.
Meeting Pro 360° integra un sistema audio full duplex con array di otto microfoni, altoparlante Hi-Fi e sistema Android. Può essere utilizzato come terminale stand alone e non necessita di un computer esterno. Inoltre, con un sistema Android integrato con un’interfaccia utente semplice, il software di videoconferenza può essere installato e aggiornato direttamente all’interno del dispositivo.
