La crescita di smart e hybrid working hanno aumentato il numero delle riunioni a distanza, utilizzate da aziende, università e istituti di formazione per la comunicazione con dipendenti e lo svolgimento delle diverse attività di formazione.
In questo contesto, uno degli aspetti più importanti da considerare è la sicurezza. Proteggere i dati sensibili degli utenti è imprescindibile, specialmente alla luce del GDPR – il regolamento europeo sulla privacy che impone il rispetto di pratiche e regole ben precise nell’ambito della tutela dei dati personali. Allo stesso tempo, è fondamentale garantire efficacia alle riunioni di distanza, che devono colmare le distanze fisiche grazie all’applicazione delle innovazioni tecniche e tecnologiche del settore.
Vediamo allora com’è possibile assicurare questo binomio.
Garantire sicurezza alle riunioni a distanza: cosa bisogna fare
Al di là del rischio sanzioni in caso di perdita di dati sensibili, un’azienda che dimostra di tenere alla protezione dei dati di dipendenti e collaboratori avrà delle ripercussioni positive sulla reputazione aziendale. Per rendere sicure le riunioni a distanza, è opportuno scegliere in primo luogo software, hardware e applicativi per videoconferenze specificatamente pensati per le aziende e non per il mercato consumer: le soluzioni B2B, infatti, possono essere personalizzate a seconda delle esigenze aziendali e sono spesso accompagnate da tool di sicurezza più completi, con una protezione decisamente maggiore rispetto ai programmi free.
Un altro aspetto da valutare è la crittografia video e audio. Scegliere un provider che offre un sistema di crittografia end-to-end garantisce un livello superiore di sicurezza ai partecipanti alla riunione e ai contenuti condivisi tra gli stessi.
Successivamente, è ideale scegliere un ID unico per ogni meeting, poiché impiegarne uno solo per più riunioni aumenta il rischio di intrusioni e di furti di dati. Cercare un software per le videoconferenze che permetta di assegnare un solo ID per meeting è fondamentale per ridurre il pericolo di perdere dati e informazioni riservate.
Allo stesso modo occorre agire per le password. Assegnarne una diversa a ogni riunione aiuta ad allontanare il rischio di accessi online non graditi. Questo perché, durante le riunioni di lavoro, le informazioni sensibili su persone e attività di business possono moltiplicarsi e, senza un’adeguata protezione, potrebbero essere diffuse su larga scala. Una password forte e il sistema di autenticazione a due fattori allontanano la possibilità di pericolose intrusioni.
Per quanto riguarda chat e screen sharing, dovrebbero essere limitati e usati con accortezza. In chat non dovrebbero mai essere condivisi dati sensibili e si rivela opportuno chiudere tutte le applicazioni, le schede e i documenti che contengono informazioni importanti prima di avviare la condivisione dello schermo.
È bene dotarsi di un ottimo antivirus per tutti i PC utilizzati per le riunioni. Si dimostra centrale scegliere un provider affidabile, sicuro e che garantisca una protezione a 360° del computer. Anche utilizzare una VPC – acronimo che sta per Rete Privata Virtuale – è fondamentale per ridurre i rischi.
Infine, occorre prestare attenzione alle impostazioni di default delle piattaforme per videoconferenze: spesso è necessario intervenire e adeguare le impostazioni per una maggiore sicurezza.
Efficacia delle riunioni a distanza: una questione di software (ma non solo)
Oggi è imperativo garantire l’efficacia delle riunioni a distanza, evitando il più possibile malfunzionamenti e altri problemi che potrebbero minarne la riuscita.
In primis, è bene scegliere con attenzione un software per videoconferenze che assicuri un buon livello di efficienza e funzionalità mirate, come la possibilità di condividere documenti in tempi rapidi, ottenere insight preziosi, registrare le conversazioni, interagire facilmente con gli altri partecipanti alle riunioni grazie a tecnologie come i display interattivi.
Nello specifico, l’efficienza si misura in termini di qualità e stabilità del segnale video. L’esperienza dell’utente sarà infatti ottimale quando la risoluzione è in HD o in 4K; inoltre, è fondamentale che la connessione Internet sia performante, senza “ritardi” del segnale che possano inficiare la buona riuscita della videoconferenza.
Dunque, scegliere un ecosistema completo permette di avere in un unico strumento tutto ciò che serve per realizzare videoconferenze efficaci.
Sicurezza ed efficienza: due aspetti indispensabili per le riunioni a distanza
Tutti abbiamo sentito parlare del fenomeno dello Zoombombing, ovvero intrusioni attuate da sconosciuti durante riunioni online che conducono a conseguenze poco piacevoli. Evitarle significa scegliere con cura il software per videoconferenze, settare i parametri giusti per ottenere la massima protezione dei dispositivi connessi – e dei loro fruitori.
L’efficienza, invece, è data non solo dalla scelta di un software di videoconferencing professionale, ma anche da una connessione Internet stabile e da pc aggiornati. Scegliere un software per videoconferenza professionale può fare la differenza per funzionalità e interoperabilità: la compatibilità con i principali sistemi operativi e browser è sicuramente migliore e vengono garantite scalabilità e flessibilità, assieme a funzionalità ad hoc come la condivisione rapida di documenti e performance elevate su qualsiasi device.
Non da ultimo, è indispensabile formare tutto il personale all’uso di strumenti e software, affinché riducano al minimo le azioni e i comportamenti che potrebbero compromettere la sicurezza dei dati.
