Costruire la nuova normalità significa per il Facility Management fronteggiare quotidianamente le sfide di un posto di lavoro che è diventato ibrido. Il Modern Workplace che ha preso forma in questi ultimi due anni è un luogo (fisico e virtuale) in cui le opportunità di collaborazione e di crescita si sono notevolmente moltiplicate, per tutte le funzioni aziendali.
Secondo un recente report di Forrester Consulting:
- Il 98% delle aziende considera la tecnologia fondamentale per raggiungere le proprie priorità sul posto di lavoro.
- Il 94% delle aziende prevede di investire in tecnologia per supportare le attività di Facility.
- Il 62% delle aziende non dispone della tecnologia necessaria ad analizzare efficacemente i dati sul posto di lavoro.
È questo lo scenario, in costante evoluzione, in cui operano oggi i Facility Manager (FM). Tra le tendenze che stanno ridefinendo il Modern Workplace troviamo approcci metodologici e scelte tecnologiche e infrastrutturali che hanno fatto la loro comparsa nel 2021 e che in questi primi mesi del 2022 stanno dispiegando tutto il loro potenziale. Vediamo quali sono.
1. Il posto di lavoro ibrido sostituirà l’ufficio convenzionale
Le nuove tecnologie a cui i Facility Manager devono fare riferimento devono rendere il luogo di lavoro ibrido e lo smart office sicuro, efficiente e flessibile, consentendo allo stesso tempo ai dipendenti di:
- comunicare con i colleghi attraverso i migliori strumenti di videocomunicazione;
- prenotare i locali per conferenze e spazi scrivania attraverso un sistema efficiente di gestione sale;
- interagire con il personale IT, HR e delle strutture attraverso soluzioni di networking efficienti, innovative e performanti;
- ottimizzare le risorse sul posto di lavoro e gestire o riconfigurare gli spazi rivilegiando i servizi essenziali. Tutto questo grazie a sistemi computerizzati di gestione della manutenzione e a sistemi integrati di gestione del Modern Workplace.
2. L’IoT per il Modern Workplace continuerà a crescere in importanza
I dispositivi IoT (Internet of Things), generando dati real time sulle prestazioni, permettono di monitorare costantemente la sicurezza dell’ambienti. Infatti, attraverso le informazioni sono possibili la prevenzione incendi e la gestione dell’occupazione delle sale, evitando così assembramenti e luna gestione ottimale della qualità dell’aria.
Grazie a sensori intelligenti e automatizzati è possibile monitorare e controllare la situazione da qualsiasi luogo.
3. Le app mobile accelereranno la produttività
Le app mobile sono ideali per i Facility Manager, che raramente possono permettersi di rimanere seduti alla loro scrivania. Un Computerized Maintenance Management System (CMMS) mobile è indispensabile all’interno del Modern Workplace: aiuta a gestire le risorse, a programmare la manutenzione e a tenere traccia degli ordini di lavoro da remoto. Le app mobile consentono:
- di accelerare la risoluzione degli ordini di lavoro grazie a comunicazioni immediate corredate di immagini (per esempio l’approvazione di preventivi e la segnalazione delle task completate),
- l’accesso a tutte le parti interessate a informazioni accurate e aggiornate.
4. Data e Insight saranno sempre più decisivi nell’ottimizzare i processi
Dati e insight stanno ottimizzando i processi, con ricadute positive sulle operazioni di Facility Management. L’enorme vantaggio offerto dalle tecnologie digitali per il Modern Workplace (come le app e l’IoT) è dato dalla loro capacità di fornire dati in tempo reale per prevedere e prevenire i problemi. Nel caso della manutenzione proattiva, per esempio, una gestione avanzata dei dati permette di risparmiare tempo e costi, evita o riduce i tempi di fermo delle apparecchiature e allunga il ciclo di vita delle risorse.
5. Le attività manageriali automatizzate consentiranno di costruire relazioni più umane
La crescente automazione influirà sempre di più sulla definizione del ruolo di Facility Manager. Nel Modern Workplace i manager avranno infatti la possibilità, attraverso buone pratiche, di migliorare con processi semplici la gestione aziendale, fortemente supportati dalla tecnologia. Esistono già prodotti in grado di sostituire un numero crescente di attività manageriali ripetibili (es: pianificazione, approvazione note spese, monitoraggio attività), ma la prossima generazione di tecnologia di collaborazione tenderà soprattutto a supportare i dipendenti nella costruzione di nuove connessioni peer-to-peer.
