Digital Innovation, sviluppo di nuove tecnologie, introduzione di nuovi modelli organizzativi nelle aziende: sono tanti i fattori alla base della nascita del concetto di Smart Office, una nuova concezione dell’ufficio e del posto di lavoro tradizionale che è in progressiva e costante evoluzione negli ultimi anni. Senza alcun dubbio, la pandemia da Covid-19 ha impresso un’accelerazione decisiva allo sviluppo di questo fenomeno, complice il forzato ricorso allo Smart Working da parte di aziende di ogni settore e dimensione. Ma di cosa parliamo quando usiamo il termine Smart Office?
Smart Office: una definizione
È possibile definire lo Smart Office come un ambiente ibrido tra reale e virtuale, che permette il lavoro individuale e in team in modo flessibile e personalizzato in base alle esigenze di ogni momento. Oggi è possibile lavorare da casa, in ufficio, in viaggio, in una postazione di coworking… lo Smart Office è l’emblema del digital workplace e delle nuove modalità di lavoro, ibride e diffuse per definizione. È il superamento del vecchio concetto di ufficio, con postazione fissa e sale riunioni, in favore di un nuovo luogo insieme fisico e digitale che richiede un ripensamento degli spazi e delle dotazioni tecnologiche in funzione delle diverse esigenze dei dipendenti: concentrazione, creatività, comunicazione e collaborazione.
Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, sono quattro i pilastri essenziali dello Smart Office:
- Differenziazione degli spazi in base all’attività da svolgere: lavoro in team, attività di brain storming su un nuovo progetto, concentrazione individuale…
- Riconfigurabilità: possibilità di adattare gli spazi rapidamente e a costi contenuti per far fronte a nuove necessità;
- Abitabilità: l’ufficio non è più solo il luogo di lavoro ma deve diventare un ambiente accogliente per favorire, oltre alla produttività, il benessere e il comfort dei lavoratori;
- Intelligence: indispensabile l’integrazione di tecnologie digitali per rendere l’ufficio fruibile e l’attività lavorativa efficace
Pur dipendendo dalla presenza di dotazioni tecnologiche avanzate, l’approccio allo Smart Office non può essere solo technology driven, ma deve essere basato anche sul fattore umano e su una nuova governance dei processi lavorativi.
Le tecnologie alla base dello Smart Office
Parlando di tecnologia, oltre che ai gadget e ai classici accessori per smart working, si fa riferimento sia alle piattaforme software sia ai device adottati o messi a disposizione dall’azienda, che devono essere utilizzati per migliorare da una parte la produttività dei dipendenti, dall’altra la collaborazione e condivisione di informazioni nei diversi team.
Prima di tutto è quindi necessario trasformare e, anzi, ridisegnare l’infrastruttura IT e i processi, che non devono semplicemente essere digitalizzati ma direttamente ripensati in chiave digitale. Le applicazioni aziendali devono essere centralizzate e organizzate in un ecosistema digitale che sia adatto a supportare il nuovo paradigma di lavoro smart.
Tra le tecnologie abilitanti per lo Smart Office, impossibile non partire dal cloud, vero pilastro che consente di costruire la collaboration garantendo scalabilità e sicurezza. Estremamente utili possono essere anche l’IoT, l’Intelligenza Artificiale, le applicazioni di Unified Communication and Collaboration (UCC). Di base, poi, è necessaria l’adozione di device e dotazioni hardware di alto livello.
Smart Office: l’importanza del fattore umano
Introdurre strumenti evoluti mantenendo logiche di lavoro tradizionali, ancora impostate a silos, non ha molto senso: un ripensamento degli spazi e delle tecnologie, infatti, dovrebbe andare di pari passo con un cambiamento di mentalità e di impostazione. È necessario che il lavoro smart e diffuso abbia alle spalle una forte motivazione da parte del management con un approccio di tipo top-down, che spinga la nuova filosofia organizzativa.
Ma Smart Working e Smart Office significano anche e soprattutto maggiore flessibilità, autonomia e indipendenza per il lavoratore, che deve quindi essere rivestito di maggior fiducia e responsabilizzato. L’approccio alla misurazione deve passare da una logica basata sulla presenza in ufficio ad una che prediliga la valutazione degli obiettivi raggiunti, indipendentemente da tempi e luoghi.
Senza la pretesa di essere esaustivi, si possono ipotizzare alcune azioni utili per portare in azienda una nuova mentalità legata allo Smart Office. Il management e la funzione HR sono chiamati a definire e condividere nuovi codici di comportamento, nuovi obiettivi di carriera personalizzati in base al singolo dipendente e nuovi strumenti di valutazione. Allo stesso tempo, devono implementare nuovi sistemi di condivisione e interazione tra i membri di uno stesso team e promuovere la partecipazione e la condivisione dei valori aziendali, perché le nuove modalità di lavoro più diffuse, diversificate e spesso remote non si traducano nell’alienazione e nell’isolamento del dipendente.
Oggi, insomma, la sfida per le aziende è rispondere alle crescenti esigenze di flessibilità da parte dei lavoratori riuscendo nel contempo a generare valore dal nuovo paradigma dello Smart Office, che apre a innumerevoli scenari e opportunità.
