La meeting room attraversa un momento di transizione: le aziende e gli enti si trovano in una vera e propria fase di assestamento. I player cloud hanno dato una svolta al mercato sovvertendo una situazione in cui, prima della crisi sanitaria degli ultimi due anni, i vendor legacy erano i leader indiscussi di mercato. Oggi, rispetto alle piattaforme per virtual meeting che possiamo definire tradizionali – sistemi con dei codec di videoconferenza costosi, complessi e difficilmente accessibili ai non addetti ai lavori – le principali piattaforme cloud fanno registrare preferenze e adesioni in misura sempre più significativa.
In seguito a pandemia e lockdown, i sistemi cloud hanno democratizzato i sistemi di collaborazione: dalla videoconferenza siamo passati a una videocomunicazione meno complessa, sempre disponibile e alla portata di tutti. Lo confermano anche le statistiche: secondo Fortune Business Insight, sarà proprio grazie all’adozione sempre più diffusa delle app basate su cloud se il mercato globale delle videoconferenze crescerà dai 6,87 miliardi di dollari del 2022 ai 14,58 miliardi entro il 2029.
Meeting room: come modernizzare tra sistemi legacy e cloud-based
La situazione che abbiano appena descritto porta le organizzazioni a riflettere sull’adozione di due sistemi in particolare: cloud-based e legacy. Non si tratta, necessariamente, di una scelta tra due alternative che si escludono a vicenda, almeno sul breve periodo.
Le aziende che stanno modernizzando le loro infrastrutture IT si dividono in due grandi gruppi, a seconda delle decisioni che intendono prendere relativamente alla gestione dei sistemi di videoconferenza che hanno attualmente in essere:
- dismetterli e sostituirli in toto;
- integrarli con i nuovi sistemi.
Nel caso in cui la scelta dell’azienda sia quella di integrare le proprie infrastrutture IT con nuovi sistemi, l’alternativa è più graduale, spesso dettata dall’esigenza di mantenere asset o cespiti su cui sono stati portati a termine degli investimenti. La soluzione ideale è quindi l’integrazione tra le piattaforme di videoconferenza legacy e le soluzioni per la videocomunicazione sviluppate in ambiente cloud.
Al contrario, se i clienti scelgono di dismettere e sostituire i propri sistemi di videoconferenza, occorre adottare e consolidare ciò che nei contesti più avanzati viene oggi considerato il “New Normal”, ovvero la videocomunicazione full-cloud. Inoltre, grazie alla creazione ex novo, è possibile abilitare, acquisire e progettare nuove meeting room dotate di importanti capabilities: facilità d’uso, semplicità nell’implementazione dei dispositivi, logica del giusto prezzo.
Meeting room: dal computer al notebook, il passaggio verso il futuro
La meeting room del futuro non è caratterizzata da un sistema di videoconferenza proprietario, complesso e già declinato, ma si fonda su USB ed è facilmente integrabile su qualsiasi device. Alla base di questo cambiamento possiamo individuare un passaggio per molti versi epocale: quello dal computer al notebook, che trasforma le periferiche (come stampante, webcam e cuffie) in risorse da integrare all’interno del sistema di asset tecnologici del cliente, rendendole immediate da visualizzare e facili da gestire e da aggiornare, anche da remoto.
Il passaggio dal computer al notebook, accelerato dall’urgenza di abilitare modalità di lavoro da remoto, introduce due tipologie di meeting room del futuro:
- La meeting room “bring your device”, che prevede per tutti i partecipanti presenti fisicamente nella stanza la possibilità di connettersi via USB a una telecamera e a un microfono, senza costi aggiuntivi. Esistono, infatti, prodotti idonei a evitare gli effetti distorsivi tipici degli altoparlanti e dei telefoni vivavoce, per un’esperienza molto più naturale: grazie a videobars e a soundbars dotate di webcam, facilmente implementabili su monitor esistenti, l’audio proviene direttamente dall’interlocutore e il labiale è sempre perfettamente sincronizzato.
- La meeting room con soluzioni room-based, come Microsoft Teams Room, Zoom Room e Google Room, che sono abbinate a una determinata sala precisamente identificata da una nomenclatura. In questo caso, la sala è una risorsa messa a disposizione da un sistema cloud completamente automatizzato ed è possibile accedere alle informazioni condivise con un semplice clic.
In entrambi i casi, i vantaggi assicurati sono notevoli: prodotti certificati, cloud server provider, continuità delle prestazioni e buon rapporto qualità-prezzo. Si rivela fondamentale ricevere una consulenza da esperti qualificati, che mettono a disposizione le loro competenze per individuare la proposta più adatta per ogni caso concreto.
